學校新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領導小組、各成員單位、各院（系、所、書院）、機關各部門、各直屬單位：
新冠肺炎疫情防控（以下簡稱“疫情防控”）工作中形成的各類文字、照片、錄音、錄像、電子和實物等材料是學校抗擊新冠肺炎疫情的真實記錄，也是學校檔案資源的重要組成部分。為有計劃、有步驟、科學、規范地做好本校疫情防控檔案收集歸檔工作，現作以下提示：
一、根據《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》和《上海市重點檔案管理辦法》，學校各單位應當第一時間做好疫情防控文件材料收集歸檔工作，依法及時采取安全、有效措施和手段做好疫情防控檔案工作。
二、各單位應明確疫情防控檔案工作分管領導和專（兼）職檔案工作人員，認真做好歸檔文件材料收集工作和自身防疫工作。
三、各單位要結合疫情防控工作實際，明確疫情防控文件材料收集內容，優化接收流程。努力做到“應歸盡歸”，特別要重視照片、錄音、錄像、電子文件、實物等的收集。
四、各單位要有針對性地開展疫情防控文件材料收集歸檔工作。需歸檔的文件材料包括：
1、上級單位下發的關于疫情防控工作的重要批示、指示等文件材料；
2、學校及各單位建立疫情防控工作機構、協調機制形成的文件材料；
3、上級部門及有關領導督導檢查我校疫情防控工作的相關文件材料；
4、召開疫情防控工作會議的會議記錄、紀要、決定、領導講話等文件材料；
5、有關疫情防控工作的規定、辦法、意見、通知、應急預案等文件材料；
6、有關疫情防控工作的請示、報告、批復、批示、函和復函等文件材料；
7、有關疫情防控工作的計劃、安排、措施、報表、形勢研判、統計分析、總結、大事記、防控預案、監測方案等文件材料；
8、教務處、研究生院和各教學單位在做好疫情防控工作相關的線上線下教學安排工作形成的文件材料；
9、組織對新冠肺炎開展醫學、科學研究、醫藥用品研制、專利申請形成的文件材料；
10、做好疫情防控工作相關物資保障、生產和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；
11、反映對出入學校校門，出入學校宿舍、食堂、辦公場所等進行衛生檢疫和管控形成的文件材料；
12、各單位對留校師生員工、對師生員工返校疫情防控工作相關工作文件材料；
13、學校教育基金會在社會救助、捐贈及相關資金、物資調撥、分配和使用形成的文件材料；
14、有關校園治安綜合治理，打擊違法犯罪活動，處理防疫期間違反校紀校規防疫工作相關規定等工作中形成的文字材料；
15、宣傳部、新聞媒體及相關單位關于疫情防控工作的宣傳材料；
17、各單位與疫情防控相關特色工作等文件材料。
五、歸檔文件以卷為單位進行整理。紙質和電子形式的文件均需符合國家和上海市的有關規范和標準。
六、各單位負責人要切實加強監督和指導本單位疫情防控檔案收集工作，并及時協調溝通。
七、學校新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作領導小組成員單位應于疫情宣告結束后1個月內，將文件材料向檔案館移交歸檔。
各單位可參照本工作提示執行，在開展疫情防控檔案收集工作中如有問題，請及時與學校檔案館收集指導辦公室聯系。
聯系郵箱：shouji@mail.ecnu.edu.cn
聯系人：李煒菁 馮珺
電話：13917071695 13636306830
華東師范大學檔案館